Wie of wat is SAM?

Deze afkorting staat voor Software Asset Management, of, in goed Nederlands, het beheren van alle softwareprogramma’s die binnen uw bedrijf aanwezig zijn.

Waarom zou u proberen de bij u aanwezige software in kaart te brengen en te beheren?
Om dezelfde redenen als dat u in kaart heeft hoeveel zakenauto’s er rondrijden, welke computers en printers er in het netwerk hangen en wie uw werknemers zijn: het zijn de assets, de gereedschappen, waarmee u werkt om uw producten of diensten te vervaardigen. Al die middelen hebben een bepaalde aanschafprijs, staan voor een bepaalde waarde in de boeken en worden om de zoveel tijd vernieuwd, hetgeen impliceert dat er budgetten voor gereserveerd worden.

Dit alles is gesneden koek voor elke ondernemer, maar zodra we over software praten, vergeten we deze aanpak en weet plots niemand met welke software we precies werken, of er al dan niet voldoende licenties aanwezig zijn en wat die software eigenlijk kost op jaarbasis, of per werknemer. Vreemd eigenlijk als u bedenkt dat uw bedrijf vandaag de dag niet meer zonder computers en software uit de voeten kan, in welke branche u ook werkzaam bent.

Over het algemeen hebben uw werknemers toegang tot internet en kunnen zij zelf van alles en nog wat downloaden en installeren. Een verre van ideale situatie, want u zou wel eens voor onaangename verrassingen kunnen komen te staan. Terwijl u niet beter weet dan dat alleen uw twee constructeurs een licentie Solid Edge op hun computers hebben staan, blijken er in praktijk nog eens drie personen over die software te beschikken, want “dat is wel zo gemakkelijk om bestanden te bekijken, uit te plotten of kleine wijzigingen aan te brengen” en “zo kunnen we toch uit de voeten als beide constructeurs afwezig zijn”. En terwijl in uw ogen lang niet iedereen alle mogelijke programm’s nodig heeft, heeft de man die toevallig verstand heeft van computers en om die reden als systeembeheerder werd aangewezen, alle aanwezige licenties gewoon opgenomen in een image waarmee elke nieuwe computer wordt ingericht.

“Het staat er dan misschien wel op, maar het wordt echt niet gebruikt, hoor!” is een vaak aangehaald, maar nimmer geaccepteerd argument. Mocht u spontaan door BSA, het samenwerkingsverband van de meest bekende softwareleveranciers waaronder Siemens PLM Software, getracteerd worden op een audit om de op uw computers geïnstalleerde software te vergelijken met de aanwezige licenties, dan moet u weten dat het gebruik van de software niet ter discussie staat. De Solid Edge die via een image op uw computer terecht is gekomen en waar u niet of nauwelijks gebruik van maakt, telt eenvoudigweg mee in de inventarisatie; daar dient dus een licentie tegenover te staan. Het gaat om het bezit van software in de vorm van installaties op computers en servers, maar ook in de vorm van CD’s of DVD’s.

 “Ja maar, de licentievoorwaarden zijn bij elke leverancier weer anders, en ik heb geen idee wat nu wel of niet is toegestaan” is een ander veel gehoord, maar nimmer geaccepteerd argument. Over licentievoorwaarden kan lang en breed gediscussieerd worden, maar houd als vuistregel aan dat u voor elke installatie op een server, desktop of laptop een licentie nodig hebt, en u zit altijd goed. Vervolgens bedenkt u of u de software nodig heeft om bestanden te maken of te wijzigen, of dat u voldoende hebt aan een viewer voor het openen, bekijken, uitprinten en sluiten van documenten. Viewers zijn meestal gratis te downloaden vanaf de site van de softwareleverancier. Let er ook op dat aanbieders van software onderscheid kunnen maken tussen gratis gebruik in de privé sfeer en betaald gebruik in een bedrijfsomgeving. En tot slot is het onnodig om te vermelden dat in een onderneming geen studenten- of schoollicenties thuis horen, ook niet omdat u geregeld stagiaires over de vloer hebt. De computer waar de stagiaire achter zit is immers ook niet tegen een studentenprijs aangeschaft, ja toch?

Hoe pak ik ‘t nu aan?
U kunt het systeembeheer compleet uitbesteden aan een automatieringsbedrijf, bijv. omdat uzelf en uw medewerkers er geen of onvoldoende verstand van hebben. Bovendien kunt u met uw vragen bij hun helpdesk terecht, en staan ze in geval van computerstoringen binnen x uren bij u op de stoep. Een prima oplossing, maar bedenk dat de eindverantwoordelijkheid voor de aanwezige en de ontbrekende software niet geoutsourced kan worden: dit is en blijft uw verantwoordelijkheid.

Regelt u het systeembeheer intern, dan is ‘t voor uw medewerkers soms wel erg makkelijk om de man of vrouw in kwestie even dit of dat te laten nakijken, updaten, installeren en configureren. En als de systeembeheerder op vakantie of ziek is, tsja, ook dan moet er iemand op de server kunnen inloggen, dus t’ is wel zo handig om het password van de system administrator in de la te hebben liggen. Voor je ‘t weet heeft iedereen administrator rechten, en kan de eigenlijke systeembeheerder niet langer verantwoordelijk worden gesteld voor zaken die via zijn of haar password fout zijn gelopen. Zo wordt systeembeheer wel een erg ondankbareen onaantrekkelijke taak!

Welk traject u ook bewandelt, start met een nultelling: loop elke computer na en noteer handmatig welke software erop staat, gebruikt of niet. Mocht het aantal computers te groot zijn geworden, maak dan gebruik van software die een dergelijke inventarisatie via het netwerk kan uitvoeren. Op www.bsa.nl treft u een aantal suggesties aan voor dit soort software.

Op deze manier komt u tot een overzicht van hetgeen er op alle computers aan software geïnstalleerd staat. Vervolgens vergelijkt u deze informatie met de aanwezige licenties die u in de vorm van CD’s, DVD’s, dozen en registratiekaarten in de kast hebt liggen. Eventueel toont u de aanwezigheid van licenties aan door middel van aankoopfacturen. Heeft u meer installaties dan licenties (overuse), dan bent u illegaal bezig en is ‘t hoog tijd om te bedenken of de software waarvoor de licenties ontbreken echt nodig is voor de bedrijfsvoering. Zo ja, dan is ‘t een kwestie van de ontbrekende licenties als de wiedeweerga aan te kopen. Zo nee, dan is ‘t een kwestie van de software snel en geruisloos van de computers verwijderen.

Heeft u onbedoeld meer licenties dan installaties (overlicensed), dan kunt u wellicht geld besparen door bijv. een lopend onderhoudscontract te beëindigen dan wel een contract aan te passen qua volume.

Heeft u installaties en licenties eenmaal in kaart gebracht, voer dan minstens eens per jaar eenzelfde inventarisatie uit om te zien of u nog altijd in orde (compliant) bent. Zorg er daarnaast voor dat het installeren van software beperkt is tot degene met system administrator rechten, en pas uw arbeidscontracten aan voor wat betreft het ongeautoriseerd downloaden en installeren van software, op straffe van ontslag.

En natuurlijk dient er een bepaald beleid gevoerd te worden m.b.t. software, zoals er ook een personeelsbeleid en een leasecar policy is. Werknemers zorgen dus niet zelf voor de software die zij denken nodig te hebben; dit wordt centraal geregeld. Er is jaarlijks budget beschikbaar, niet alleen voor de aanschaf van nieuwe computers en het (externe) beheer van uw website, maar ook voor de aanschaf van software en software-updates en/of onderhoudscontracten. Het kostenplaatje per werknemer bevat ook het onderdeel software: u zult verbaasd zijn dat die post niet meer dan 2% van de totale kosten per gemiddelde werknemer uitmaakt.

Bijkomend voordeel: mocht u ooit spontaan bezocht worden door BSA of een van haar afzonderlijke leden, dan heeft u uw software assets in kaart en onder controle. Daardoor kunt u niet alleen rustig slapen, maar heeft u ook veel geld verdiend voor uw onderneming: wist u bijv. dat voor elke illegale copie van ongeacht welke software u een schadevergoeding verschuldigd bent van 200% van de waarde van die software (het zgn. “double damages” principe gebaseerd op Europese wetgeving)? U begrijpt dat die schadevergoeding al behoorlijk in de papieren kan lopen als u bijv. een aantal CAD licenties mist.

Denk niet “het zal z’n vaart niet lopen”. BSA en haar afzonderlijke leden zijn meer en meer actief om het illegale gebruik van hun software, in Nederland geschat op een kleine 30% van alle zakelijk gebruikte software, op alle mogelijke manieren tegen te gaan. Hun aanpak varieert van vriendelijke brieven waarin u wordt geadviseerd een inventarisatie uit te voeren, tot beslagen en procedures voor rechtbanken. En oh ja, advocaten gespecialiseerd in auteursrechten en intellectueel eigendom, rekenen al gauw € 300 per uur. Dat geld investeert u beter in originele software, ja toch?

John Machgeels
Piracy Prevention Office Director EMEA Siemens PLM Software